Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zur Vertragserfüllung oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist oder eine Einwilligung bzw. eine andere gesetzliche Rechtsgrundlage vorliegt.

Als Rechtsgrundlagen kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) in Betracht.

Soweit wir eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, besteht unser berechtigtes Interesse insbesondere im sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Betrieb unserer Website, in der IT-Sicherheit sowie in der sachgerechten Bearbeitung von Anfragen.

3. Hosting und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden durch den von uns eingesetzten Hosting-Dienstleister technisch erforderliche Daten verarbeitet. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite bzw. Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem sowie Hostname des zugreifenden Rechners gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur technischen Bereitstellung der Website, zur Gewährleistung von Stabilität und Sicherheit sowie zur Erkennung und Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb unseres Webangebots.

Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder konkreten Sicherheitsvorfälle eine längere Speicherung erfordern.

Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir – soweit gesetzlich erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

4. Cookies und Zugriffe auf Endeinrichtungen

Unsere Website kann technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speicher- bzw. Zugriffstechnologien verwenden. Soweit eine Speicherung von Informationen in Ihrem Endgerät oder ein Zugriff auf dort gespeicherte Informationen unbedingt erforderlich ist, um einen von Ihnen ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst bereitzustellen, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Eine gegebenenfalls anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 DSGVO.

Nicht unbedingt erforderliche Cookies, Tracking-Technologien oder externe Inhalte, die Informationen auf Ihrem Endgerät speichern oder auslesen, dürfen erst nach Ihrer vorherigen Einwilligung eingesetzt werden. Rechtsgrundlage hierfür ist § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail und Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, insbesondere Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Anfrage, um Ihr Anliegen zu bearbeiten.

Bezieht sich Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder auf vorvertragliche Maßnahmen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Bearbeitung geschäftlicher Kommunikation und Anfragen.

Die Daten werden gelöscht, wenn die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Gewährleistungs-, Haftungs- oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

6. Supportportal über Freshdesk

Für Kunden mit bestehendem Supportvertrag verlinken wir auf ein externes Supportportal bei Freshdesk, einem Dienst der Freshworks-Gruppe. Wenn Sie das Supportportal aufrufen oder dort ein Ticket erstellen, werden personenbezogene Daten durch den Betreiber des Portals verarbeitet. Hierzu können insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten, Anmelde- und Nutzungsdaten sowie die Inhalte eines Support-Tickets gehören.

Soweit wir die im Supportportal übermittelten Daten zur Durchführung eines Supportvertrags oder zur Bearbeitung vertragsbezogener Anfragen verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Daten zur Absicherung und Organisation des Supports verarbeitet werden, kann die Verarbeitung außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Freshworks kann dabei als Auftragsverarbeiter für uns tätig werden. Soweit erforderlich, werden die datenschutzrechtlichen Pflichten einschließlich Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung und zu internationalen Datenübermittlungen vertraglich geregelt.

Weitere Informationen zum Datenschutz des Dienstanbieters erhalten Sie auf den Datenschutzseiten von Freshworks/Freshdesk.

7. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Innerhalb der kape-it GmbH erhalten nur diejenigen Stellen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke benötigen. Externe Empfänger können insbesondere IT- und Hosting-Dienstleister, Kommunikations- und Support-Dienstleister, technische Wartungsdienstleister sowie – soweit erforderlich – Rechts-, Steuer- oder sonstige professionelle Berater sein.

Eine Weitergabe an Behörden oder sonstige öffentliche Stellen erfolgt nur, soweit hierfür eine gesetzliche Verpflichtung oder eine sonstige Rechtsgrundlage besteht.

8. Datenübermittlungen in Drittländer

Sofern wir Dienstleister einsetzen, bei denen personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden können, stellen wir sicher, dass die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden. Dies kann insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln oder – in den gesetzlich vorgesehenen Ausnahmefällen – auf Grundlage von Art. 49 DSGVO erfolgen.

Bei der Auswahl und Konfiguration eingesetzter Dienste berücksichtigen wir, soweit möglich, datenschutzfreundliche Einstellungen und eine Verarbeitung innerhalb der EU bzw. des EWR.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist. Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere handels- oder steuerrechtliche Pflichten, speichern wir die betroffenen Daten für die Dauer der jeweiligen gesetzlichen Frist. Darüber hinaus kann eine Speicherung erfolgen, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

10. Rechte betroffener Personen

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO),
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter kontakt@kape-it.de kontaktieren.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für nicht-öffentliche Unternehmen mit Sitz in Bayern ist grundsätzlich das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig.

11. Widerruf von Einwilligungen und Widerspruch

Widerruf

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Widerspruch nach Art. 21 DSGVO

Wenn wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, das Recht, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe besonderer Gründe widersprechen.

12. Datensicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, Zerstörung sowie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung überprüft und angepasst.

Die Übertragung unserer Website erfolgt verschlüsselt über TLS/HTTPS, soweit dies durch den verwendeten Browser unterstützt wird.

13. Externe Links

Unsere Website kann Links zu externen Websites enthalten. Wenn Sie einen solchen Link aufrufen, verlassen Sie unseren Verantwortungsbereich. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der Zielseite ist grundsätzlich deren jeweiliger Betreiber verantwortlich. Bitte beachten Sie die dort bereitgestellten Datenschutzhinweise.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die eingesetzten Dienste, die Datenverarbeitungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

Stand: 9. September 2026